Met FactuurFlow kun je eenvoudig de nummering van je facturen instellen en bepalen vanaf welke datum wij facturen voor je moeten aanmaken. Hier lees je hoe je deze instellingen kunt configureren.
Startdatum
Je kunt een datum in het verleden of in de toekomst opgeven voor vanaf wanneer FactuurFlow facturen voor je moet aanmaken. We gebruiken voor de factuurdatum de verzenddatum van de bestelling. De startdatum kan maximaal 90 dagen in het verleden liggen, en zo ver in de toekomst als je wilt. Alle bestellingen die op de startdatum verzonden worden, nemen we mee.
Bol geeft de factuurdetails van je klant tot maximaal 30 dagen in het verleden (nadat je klant bij ons bent geworden) aan ons terug. Voor verkopen van vóór deze datum maken we de factuur wel aan, maar zullen hem niet automatisch uploaden (mocht je dit hebben aangezet). Deze facturen zijn wel beschikbaar voor jou om te downloaden.
Factuurnummering
Bepaal je eigen factuurnummersjabloon
Je hebt volledige controle over welke nummering je facturen krijgen. Dit doe je door een factuurnummersjabloon in te stellen. Je kunt hierbij gebruikmaken van zogenaamde 'tags':
De tag {id} representeert het volgnummer van de factuur die automatisch wordt opgehoogd bij elke nieuw gegenereerde factuur. Dit hoeft niet persé een nummer te zijn; je kunt ook nummeren met letters. Onderaan dit artikel vind je enkele voorbeelden.
De tags {yy} of {yyyy} zijn een representatie voor het jaar waarin de bestelling is verzonden, hetzij in de korte notatie '{yy}' of lange notatie '{yyyy}'.
Als je {yy} of {yyyy} gebruikt, wordt het {id} (dus het volgnummer) in het nieuwe jaar weer gereset. Gebruik je de jaar-tag niet, dan loopt de nummering gewoon door in het nieuwe kalenderjaar.
Volgnummer
Je geeft hier op vanaf welk nummer de factuurnummers moeten starten. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je overstapt vanaf een andere dienst of een eigen factuursysteem die al een factuurnummerreeks heeft. Om je administratie naadloos te laten aansluiten geef je hier het eerstvolgende nummer op dat we als factuurnummer moeten gebruiken. Lees daarover meer in dit artikel.
Enkele voorbeelden
Zonder jaar-tag:
De startdatum vanaf wanneer Bolhub facturen moet aanmaken is 26-06-2024
Het volgende factuurnummer dat we moeten toepassen is 0001
Het factuurnummersjabloon is #{id}
De volgende factuurnummers worden dan:
#0001
#0002
#0003
Met jaar-tag:
De startdatum vanaf wanneer Bolhub facturen moet aanmaken is 26-06-2024
Het volgende factuurnummer dat we moeten toepassen is 0001
Het factuurnummersjabloon is #{yyyy}-{id}
De volgende factuurnummers worden dan:
#2024-0001
#2024-0002
#2024-0003
Met jaar-tag met een overgang van een jaar:
De startdatum vanaf wanneer Bolhub facturen moet aanmaken is 01-02-2024
Het volgende factuurnummer dat we moeten toepassen is 0128
Het factuurnummersjabloon is #{yyyy}-{id}
De volgende factuurnummers voor dit jaar worden dan:
#2024-0001
#2024-0002
#2024-0003
De factuurnummers die aansluiten op vorig jaar worden dan:
#2023-0128
#2023-0129
#2023-0130
Zonder jaar-tag, met alfanumeriek volgnummer
Het volgende factuurnummer dat we moeten toepassen is INV-001ABCDEF
Het factuurnummersjabloon is {id}
De volgende factuurnummers worden dan:
INV-001ABCDEF
INV-001ABCDEG
INV-001ABCDEH